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Plano de gestão escolar: entenda o que é e como fazê-lo

Plano de gestão escolar: entenda o que é e como fazê-lo

Assim como todo negócio carece de um planejamento estratégico que guie seu funcionamento, uma instituição de ensino precisa do plano de gestão escolar para que suas ações sejam administradas da maneira mais alinhada possível. Assim, atinge os objetivos desejados, como conseguir manter os atuais alunos e captar outros. As ações envolvem desde eventos e reuniões até pagamentos de funcionários.

Sabemos, no entanto, que fazer essa organização não é uma tarefa simples. Para garantir a sua eficácia, é preciso considerar aspectos diversos que fazem toda a diferença na conquista de um desempenho satisfatório durante o ano letivo.

Quer entender melhor sobre o que estamos falando? Então, continue conosco na leitura do post.

O que é um plano de gestão escolar?

Trata-se do documento no qual são registradas todas as ações e informações pertinentes ao funcionamento escolar, como:

  • ficha cadastral;
  • quadro de funcionários e alunos;
  • calendário;
  • horários;
  • metodologias de ensino;
  • planejamento de recursos;
  • eventos, entre outras.

Por conter todo esse conteúdo, é fundamental que o plano de gestão escolar mantenha o alinhamento entre aspectos pedagógicos, financeiros e administrativos.

Idealmente, ele é feito no início do ano, antes do começo das aulas, de forma que seu acompanhamento possa ser feito ao longo dos trimestres (ou semestres). Assim, é possível identificar o que está dando certo e consertar a tempo o que não vem rendendo bons resultados.

Como montar um plano de gestão escolar eficaz?

Para que tudo funcione da maneira adequada, é fundamental que os processos sejam otimizados em cada parte do plano. Caso contrário, as chances de falha crescem. Além de eventos, reuniões, projetos, materiais, avaliações etc., um plano de gestão escolar apresenta outros aspectos. Veja quais são, a seguir.

Compreensão da situação atual

Para montar um plano de gestão escolar eficiente, o gestor precisa considerar, primeiro, a real situação da instituição e quais ações são essenciais para que seus objetivos sejam alcançados. Se for notado que o número de captação de alunos vem apresentando índices baixos, por exemplo, é importante pensar em campanhas que sejam atrativas para novos estudantes — como estratégias de marketing e promoções.

Projeto Político Pedagógico (PPP)

Compreendidas as necessidades da instituição, o próximo passo é a criação do projeto político-pedagógico (PPP), que preferencialmente deve ser feito de forma colaborativa. Assim, todos podem apresentar propostas, compartilhar experiências, identificar problemas e propor soluções.

O PPP inclui o conjunto de metas e aspirações que a escola deseja cumprir, bem como quais caminhos devem ser tomados para concretizá-las. Vamos supor que uma das necessidades levantadas foi a de melhorar a comunicação entre instituição e família.

Sendo assim, no PPP, é interessante que sejam registradas as ações propostas para cumprir com o quadro: como newsletters, acesso à área de pais e alunos no site escolar etc.

Metodologias de ensino

No plano de gestão escolar também devem constar as metodologias de ensino a serem aplicadas em sala de aula. Há muitos métodos conhecidos e já utilizados. No entanto, para garantir o sucesso da aprendizagem, a escola deve encontrar aqueles mais adequados e que podem fazer a diferença para o aprendizado dos alunos.

Nessas horas, apostar na inovação em metodologias é uma estratégia interessante. Junto aos educadores, a escola deve pensar em recursos criativos, lúdicos e que comuniquem diretamente com o perfil do aluno de hoje, cada vez mais conectado à internet e ligado à tecnologia. A inovação não deve ser vista como uma inimiga, mas, sim, como aliada das ferramentas pedagógicas.

Financeiro

A gestão financeira da instituição é outro ponto que consta no plano de gestão escolar. Afinal, é essencial manter o orçamento da escola em dia, de modo a não o comprometer. Aspectos que devem ser considerados, aqui, são as entradas e saídas de caixa, pagamentos, mensalidades, entre outros.

Inclusão de professores e equipe pedagógica

Os professores e a equipe pedagógica são responsáveis, em última instância, pela qualidade educacional da instituição. Isso é fundamental para que a escola consiga atrair novos alunos, manter os atuais e se expandir na região.

Por isso, o plano de gestão educacional deve contar com a área pedagógica, já que ela será responsável por aplicar várias das ações definidas, bem como são as pessoas mais impactadas com qualquer mudança estabelecida.

Dessa forma, a equipe poderá mostrar pontos de vista que não eram conhecidos ou compreendidos dos demais gestores. Assim, o leque de possibilidades é aumentado e as chances de que a escola consiga atingir os objetivos traçados são maiores.

Elaborar planos de ação

É comum que muitas escolas tracem diversos objetivos. Entretanto, depois de algum tempo, verificam que nenhum das metas estipuladas saíram do papel. Isso acontece, entre outros motivos, pela falta de um plano de ação que consiga mostrar como a empresa agirá para cumprir com as metas traçadas.

Por isso, além de determinar mudanças, é fundamental mostrar o que será feito para que elas aconteçam, quem serão os principais responsáveis e quais são as datas limite para que elas já estejam em funcionamento. Dessa maneira, todos estarão engajados para fazer com que as metas sejam cumpridas pelos seus responsáveis.

Monitoramento

Depois que o plano de ação foi criado e os responsáveis foram definidos, é fundamental que existam pessoas para monitorar o andamento de cada ação programada. A ausência desses profissionais pode fazer com que os planos não sejam implementados como desejado.

Caso não exista ao menos uma pessoa responsável por isso, alguns colaboradores podem tomar para si a função, fazendo com que exista animosidades indesejáveis entre os funcionários. Além disso, ninguém exercer essa tarefa, os responsáveis podem perder o entusiasmo com o tempo, fazendo com que as metas também se percam.

Quem faz o monitoramento deve estar disposto a fazer mudanças quando for necessário. Por diversas situações internas ou externas, adaptações deverão ser realizadas para que os objetivos possam ser cumpridos. Um plano de metas não deve ser visto como uma obra acabada.

Quando os processos são otimizados, fica mais fácil para todos os colaboradores exercerem as tarefas que foram passadas. Por outro lado, quando são confusos, atingir as metas também se torna uma missão complicada.

Por que contar com um software de gestão é indispensável?

Gestão comercial, financeira, pedagógica e administrativa são alguns dos aspectos cruciais a um plano de gestão escolar. Justamente por isso, é comum que algumas instituições acabem se perdendo em seus planos por não ter o devido controle sobre essa gama de informações.

Além disso, escola precisa dispor de funcionários para lidar especificamente com cada campo — o que pode significar mais custos para a instituição. Por outro lado, com o uso de um software educacional, é possível automatizar os procedimentos que já mencionamos, gerando economia de tempo e recursos, além de um melhor controle sobre as informações.

F10 Software, por exemplo, conta com funcionalidades como:

  • automação de processos operacionais, administrativos, financeiros e pedagógicos;
  • agenda de visitas;
  • cadastro de funcionários;
  • possibilidade de criar tarefas, turmas, aulas e cursos;
  • preenchimento de pautas de chamada;
  • cobranças;
  • emissão de notas fiscais;
  • envio de SMS e demais conteúdos;
  • aplicativo do aluno para aprimorar a interação da escola com ele;
  • relatórios personalizados etc.

Viu só como o plano de gestão escolar é importante para manter o funcionamento da instituição? Lembre-se de que um planejamento mal elaborado e sem o devido acompanhamento pode fazer com que a instituição não consiga cumprir com suas obrigações ou tenha maiores dificuldades para conseguir aumentar o número de alunos e manter os atuais.

Portanto, todo cuidado e zelo — como o uso de um software especializado — nunca é demais. Então, pesquise quais são as melhores opções disponíveis para ter mais controle sobre o que acontece na escola e ter mais condições de tomar as decisões cabíveis.

Quer entender como o F10 Software pode ajudar a sua escola a manter a gestão sempre em dia? Então, aproveite que está aqui e entre em contato com nosso time. Vamos esclarecer as suas dúvidas e mostrar como nossa parceria pode dar certo.

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