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5 dicas para organizar melhor seu tempo de trabalho

Um dos maiores desafios atuais para gestores e funcionários é a organização do tempo. Seja pela diversidade de coisas que nos distraem, fazendo com que percamos o foco, como também pelo volume de trabalho acumulado. Tem dias que o tempo é curto para resolver tanta coisa e isso quer dizer que talvez você não esteja sabendo organizar suas tarefas diárias. O F10 traz dicas de como o gestor pode orientar os funcionários a ter mais produtividade e trabalhar de maneira tranquila, bem como ele mesmo a se organizar com suas tarefas.

Saiba se organizar

Menos horas extras, mais produtividade.

Ter uma agenda é fundamental para quem tem várias tarefas diárias, pois assim é possível discernir o que é urgente do que pode ser feito aos poucos ou dali há alguns dias. Muitas vezes queremos fazer o que é mais fácil ou o que gostamos mais por primeiro, deixando de lado tarefas chatas ou muito trabalhosas. Esse é um hábito que deve ser evitado, senão ao final da semana/mês sobrarão apenas tarefas que não te motivam. Mescle o trabalho mais interessante com o que você não se identifica muito.

Há métodos organizacionais de rotina no trabalho que se baseiam pela quantidade de tempo que o funcionário leva para fazer cada tarefa que lhe foi delegada. Feito isso, basta organizar essas tarefas de acordo com a carga horária diária. Olhando esse planejamento como um todo é possível saber se este funcionário está sobrecarregado ou se poderá assumir mais responsabilidades, bem como evitar horas extras desnecessárias.

No caso de equipes que possuem atividades semelhantes, o gestor pode sugerir que anotem as atividades em um quadro que fique à vista de todos. Metas e prazos ficam bem especificadas e dessa maneira os funcionários podem sentir-se motivados, bem como guiados e supervisionados pelo gestor.

Não leve trabalho para casa

Sua casa não é uma extensão do seu trabalho e isso vale principalmente para os gestores.

Não precisamos nem falar que esse é um péssimo hábito, não é mesmo? Levar trabalho para casa pode significar várias coisas: você não está sendo produtivo o suficiente na empresa, acumulou trabalho demais, assumiu tarefas além do que poderia entregar, etc. Além de interferir no seu descanso, tempo com a família, boa noite de sono e tantas outras coisas, trabalhar em casa é desgastante e te dá a sensação de nunca relaxar de verdade. Exija que os funcionários da sua escola finalizam suas atividades diárias na instituição, nada de levar para casa o que deveria ter sido feito no trabalho.

Quanto aos gestores cabe analisar se o volume de trabalho condiz com a quantidade de pessoas para desenvolvê-lo. Há muitos chefes que preferem sobrecarregar seus funcionários para não contratar outros, e isso é um grande erro. Pessoas atoladas de trabalho passam longe da produtividade, criatividade e do prazer em exercer suas funções. Funcionários desmotivados não são saudáveis para nenhuma instituição.

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Liberte-se do que te tira o foco

Avise que estará indisponível no WhatsApp, por exemplo.

São tantas coisas que nos tiram a atenção, que é necessário se desligar de tudo que for possível. Redes sociais são as vilãs nesse quesito, pois basta ver um, dois posts dos amigos, para querer ver cada vez mais e mais, aí o tempo de trabalho vai passando…

Deixe claro para seus amigos e familiares o seu período de trabalho, avise que estará disponível apenas no horário de almoço que compreende do 12:00 as 13:00, por exemplo. Qualquer tipo de bate-papo, como Skype e o próprio email costumam ser uma distração, então a dica é estabelecer um horário fixo para checar os emails e ficar sempre como “ocupado” no Skype ou comunicador interno da escola.

O celular deve ficar fora de vista, se possível. Checagens a todo momento é um hábito que a maioria das pessoas têm, mesmo que o celular não tenha emitido nenhum alerta. Deixe desconectado da internet, apenas para vibrar, na bolsa/mochila e até mesmo no bolso.

Algumas pessoas simplesmente não conseguem trabalhar sem bater papo com quem está ao lado, bem como levantar várias vezes para tomar um cafezinho ou ficar andando pela empresa. Não seja essa pessoa, pois além de não ter foco, você tira o foco dos outros funcionários.

Evite deixar para amanhã

Procrastinar pode ser viciante!

O “amanhã eu faço” pode até ser prazeroso num primeiro momento, mas quando esse amanhã chega, bate o arrependimento de não ter feito antes. Se iniciou algo, termine. Se a tarefa é chata, difícil ou complicada, faça imediatamente para se livrar de uma vez. Saiba aproveitar seus maiores momentos de disposição e mãos na massa! Entenda que uma tarefa que fica sendo postergada, ficará te assombrando até que você a finalize. Livre-se de todo o trabalho que estiver agendado para o dia, pois no final da sua jornada de trabalho, o prazer em ver que fez tudo vai ser um alívio.

Delegue as tarefas

Não assuma tudo para si.

A pior coisa que pode te acontecer é não saber dizer não. Pessoas que não rejeitam trabalhos tendem a ficar sobrecarregadas, diminuir a produtividade e, muitas vezes, entregar trabalhos mal feitos, que foram finalizados às pressas e sem muita atenção. Saber do que é capaz de assumir é um exercício que deve ser trabalhado diariamente. Se apenas você sabe desenvolver tal atividade, treine alguém para te auxiliar, pois em dias em que não for trabalhar ou não puder fazer tal trabalho, esse colega irá te cobrir.

Para os gestores a dica é sempre delegar as tarefas. Muitas vezes há o pensamento de que só você sabe fazer aquilo, de que é difícil confiar tal trabalho a alguém. Pode ser difícil, mas é necessário. Não subjugue ninguém, ensine, treine e delegue o que for possível, pois gestores geralmente possuem uma agenda lotada, então é importante que foquem no que realmente é importante. Outra dica é a de contratar um estagiário, principalmente para desenvolver tarefas que tomam tempo e precisam ser feitas todos os dias.

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